Diese Vereinbarung regelt, wie die Sneakit GmbH bei der Bereitstellung ihrer KI-gestützten Kundenservice-Plattform „Aptiv“ personenbezogene Daten im Auftrag des Auftraggebers verarbeitet. Die Anlagen beschreiben die Verarbeitung, die Sicherheitsmaßnahmen, die genehmigten Unterauftragsverarbeiter und die Verarbeitungsorte. Sie gehören zu dieser Vereinbarung.
Parteien und Begriffe
Der im Hauptvertrag oder Bestellformular genannte Kunde ist für die Auftragsdaten Verantwortlicher im Sinne der DSGVO und heißt in dieser Vereinbarung „Auftraggeber“.
Die Sneakit GmbH erbringt die Leistungen unter der Marke „Aptiv“. Sie verarbeitet die Auftragsdaten im Auftrag des Auftraggebers, ist Auftragsverarbeiter im Sinne der DSGVO und heißt in dieser Vereinbarung „Auftragnehmer“. Die von ihr bereitgestellte Software heißt „Aptiv-Plattform“.
Die genaue Firma, Rechtsform und Anschrift des Auftraggebers sowie die Vertragskontaktdaten beider Parteien stehen im Hauptvertrag oder Bestellformular. Andere Unternehmen werden nicht allein deshalb Vertragspartei, weil sie mit der Sneakit GmbH verbunden sind oder eine ähnliche Bezeichnung führen.
Der „Hauptvertrag“ ist der Vertrag über die Nutzung der Aptiv-Plattform. Dazu gehören das Bestellformular und die vereinbarte Leistungsbeschreibung. „Auftragsdaten“ sind alle personenbezogenen Daten, die der Auftragnehmer für den Auftraggeber im Rahmen der Leistungen nach Anlage 1 verarbeitet. Dazu können auch Daten von Kunden, Beschäftigten und anderen betroffenen Personen des Auftraggebers gehören.
1. Gegenstand und Rollen
Diese Vereinbarung ergänzt den Hauptvertrag. Sie gilt für die Verarbeitung nach Anlage 1, solange der Auftragnehmer die Leistungen erbringt und bis die Auftragsdaten anschließend zurückgegeben oder gelöscht sind. Widerspricht der Hauptvertrag dieser Vereinbarung bei Pflichten aus Art. 28 DSGVO, gilt diese Vereinbarung. Zwingendes Datenschutzrecht und wirksam abgeschlossene Standardvertragsklauseln für Drittlandübermittlungen bleiben davon unberührt.
Als Verantwortlicher ist der Auftraggeber allein dafür verantwortlich, die Zulässigkeit der Datenverarbeitung nach der DSGVO zu beurteilen. Der Auftragnehmer verarbeitet Auftragsdaten nur für die vereinbarten Leistungen und nach dokumentierten Weisungen des Auftraggebers. Der Auftragnehmer erfüllt außerdem die gesetzlichen Pflichten, die unmittelbar für den Auftragnehmer gelten.
Der Auftragnehmer verarbeitet bestimmte Geschäfts- und Abrechnungsdaten für die eigene Vertragsverwaltung oder zur Erfüllung eigener gesetzlicher Pflichten. Bei dieser Verarbeitung handelt der Auftragnehmer als eigenständig Verantwortlicher; sie fällt nicht unter diese Vereinbarung. Der Auftragnehmer darf Auftragsdaten nicht für eigene Zwecke oder zum Training eigener oder fremder KI-Modelle nutzen. Eine Ausnahme ist nur möglich, wenn die Parteien dies gesondert wirksam vereinbaren und der Auftraggeber eine entsprechende dokumentierte Weisung erteilt.
2. Weisungen
Die Weisungen des Auftraggebers sind im Hauptvertrag, in dieser Vereinbarung und ihren Anlagen festgelegt. Der Auftraggeber kann sie in mindestens dokumentierter elektronischer Form durch Einzelweisungen ändern, ergänzen oder ersetzen. Der Auftragnehmer darf Weisungen ablehnen, die über die vereinbarten Leistungen hinausgehen. Ist dafür eine Erweiterung der Leistungen nötig, vereinbaren die Parteien diese und eine angemessene Vergütung gesondert.
Ist der Auftragnehmer nach dem Recht der Europäischen Union oder der Mitgliedstaaten, dem der Auftragnehmer unterliegt, zu einer weitergehenden Verarbeitung verpflichtet, einschließlich einer Übermittlung an ein Drittland oder eine internationale Organisation, teilt der Auftragnehmer dem Auftraggeber diese rechtlichen Anforderungen vor der Verarbeitung mit. Das gilt nicht, wenn das betreffende Recht eine solche Mitteilung wegen eines wichtigen öffentlichen Interesses verbietet.
Wenn der Auftragnehmer eine Weisung für datenschutzwidrig hält, informiert der Auftragnehmer den Auftraggeber unverzüglich. Der Auftragnehmer darf die Umsetzung bis zur Klärung aussetzen und offensichtlich rechtswidrige Weisungen ablehnen. Der Auftraggeber bleibt für die Rechtmäßigkeit seiner Weisungen verantwortlich.
3. Vertraulichkeit und Sicherheit
Der Auftragnehmer gewährt Zugriff auf Auftragsdaten nur Personen, die ihn für die Erbringung der Leistungen benötigen, und nur in dem dafür erforderlichen Umfang. Zugriff erhalten können Beschäftigte des Auftragnehmers sowie freie Mitarbeitende und für den Auftragnehmer tätige Dienstleister. Der Auftragnehmer sorgt dafür, dass alle diese Personen vor dem Zugriff zur Vertraulichkeit verpflichtet sind oder einer angemessenen gesetzlichen Verschwiegenheitspflicht unterliegen und Auftragsdaten nur auf Weisung verarbeiten (Art. 29, Art. 32 Abs. 4 DSGVO). Die Vertraulichkeitspflicht gilt auch nach dem Ende ihrer Tätigkeit weiter.
Freie Mitarbeitende, die in die Arbeitsorganisation des Auftragnehmers eingebunden sind und nach dessen Weisungen tätig werden, werden insoweit wie Beschäftigte behandelt. Ist ein Dienstleister weiterer Auftragsverarbeiter im Sinne von Art. 28 Abs. 2 und 4 DSGVO, gilt zusätzlich Ziffer 5.
Der Auftragnehmer setzt die technischen und organisatorischen Sicherheitsmaßnahmen aus Anlage 2 um. Diese müssen den Anforderungen von Art. 32 DSGVO entsprechen. Der Auftragnehmer darf die Maßnahmen an den Stand der Technik anpassen, solange das Schutzniveau nach Art. 32 DSGVO gewahrt bleibt. Die jeweils aktuelle Fassung der Maßnahmen stellt der Auftragnehmer dem Auftraggeber auf Anfrage zur Verfügung.
Der Auftraggeber überprüft die technischen und organisatorischen Maßnahmen des Auftragnehmers vor Beginn der Datenverarbeitung und danach regelmäßig. Zusätzliche Maßnahmen vereinbaren die Parteien gesondert.
4. Unterstützung und Datenschutzvorfälle
Soweit möglich, unterstützt der Auftragnehmer den Auftraggeber mit geeigneten technischen und organisatorischen Maßnahmen bei der Erfüllung seiner Pflichten nach Art. 12 bis 22 DSGVO.
Der Auftragnehmer unterstützt den Auftraggeber auch bei dessen Pflichten nach Art. 32 bis 36 DSGVO, insbesondere bei Meldungen von Datenschutzvorfällen, Datenschutz-Folgenabschätzungen und erforderlichen Konsultationen. Der Umfang der Unterstützung richtet sich nach der Art der Verarbeitung und den Informationen, die dem Auftragnehmer zur Verfügung stehen. Für Unterstützung, die über die vereinbarten Leistungen und die gesetzlichen Mindestpflichten des Auftragnehmers hinausgeht, können die Parteien nach vorheriger Mitteilung angemessene Sätze vereinbaren. Gesetzlich erforderliche Unterstützung wird deshalb nicht verzögert.
Sobald dem Auftragnehmer eine Verletzung des Schutzes von Auftragsdaten bekannt wird, meldet der Auftragnehmer diese dem Auftraggeber unverzüglich. Weitere Unterstützung erbringt der Auftragnehmer nach Ziffer 4.2.
5. Unterauftragsverarbeiter
Der Auftraggeber erteilt dem Auftragnehmer eine allgemeine Genehmigung zur Einbeziehung weiterer Auftragsverarbeiter (Unterauftragsverarbeiter). Die bei Vertragsschluss eingesetzten und genehmigten Unterauftragsverarbeiter sind in Anlage 3 aufgeführt. Anbieter für EU- oder US-Modellhosting verarbeiten Auftragsdaten dieses Auftraggebers erst, wenn er die betreffende Variante nach Ziffer 6.2 ausgewählt hat.
Der Auftragnehmer informiert den Auftraggeber in Textform mindestens 10 Kalendertage vor dem Einsatz über jede beabsichtigte Hinzuziehung oder Ersetzung eines Unterauftragsverarbeiters und nennt dabei den Anbieter, seine Leistung und den Verarbeitungsort. Der Auftraggeber kann innerhalb von 10 Kalendertagen nach Erhalt aus begründeten datenschutzrechtlichen Gründen widersprechen. Widerspricht er nicht rechtzeitig, gilt die Änderung als genehmigt. Die Auswahl oder der Wechsel zwischen bereits genehmigten Modellhosting-Varianten ist keine Änderung in diesem Sinne.
Im Falle eines rechtzeitigen Widerspruchs haben beide Parteien das Recht, den Hauptvertrag und diese Vereinbarung mit einer Kündigungsfrist von drei Monaten zu kündigen. Bis der Widerspruch ausgeräumt ist oder die Kündigung wirksam wird, setzt der Auftragnehmer den neuen Unterauftragsverarbeiter nicht für Auftragsdaten dieses Auftraggebers ein.
Der Auftragnehmer erlegt jedem Unterauftragsverarbeiter vertraglich dieselben Datenschutzpflichten auf, die in dieser Vereinbarung festgelegt sind. Die Verantwortlichkeit des Auftragnehmers für seine Unterauftragsverarbeiter richtet sich nach Art. 28 Abs. 4 DSGVO.
6. Verarbeitungsorte und KI-Anbieter
Anlage 3 legt fest, welche Verarbeitungsorte, Anbieter und Wege zu KI-Modellen zulässig sind. Gibt es verschiedene Varianten für das Modellhosting, entscheidet die dokumentierte Auswahl des Auftraggebers nach Ziffer 6.2, welcher der genehmigten Wege für ihn genutzt werden darf. Daten dürfen nur dann in ein Drittland übermittelt oder von dort aus abgerufen werden, wenn auch die Anforderungen von Kapitel V DSGVO erfüllt sind. Der Auftragnehmer dokumentiert, auf welchen Angemessenheitsbeschluss oder welche geeigneten Garantien sich der jeweilige Transfer stützt. Erforderliche Standardvertragsklauseln und ergänzende Maßnahmen werden gesondert vereinbart.
Für die KI-Verarbeitung gibt es ausschließlich die in Anlage 3 beschriebenen Varianten mit EU-Hosting und US-Hosting. Der Auftraggeber wählt seine freigegebene Variante durch eine dokumentierte Einstellung oder Weisung. Für einen Wechsel trifft er erneut eine dokumentierte Auswahl. Der Auftragnehmer wechselt nur dann automatisch zu einer anderen Variante oder einem Ausweichpfad, wenn dies in Anlage 3 ausdrücklich beschrieben und vom Auftraggeber genehmigt ist. Für jede Übermittlung in ein Drittland, auch durch einen Zugriff von dort, müssen die Anforderungen von Kapitel V DSGVO erfüllt sein.
7. Nachweise und Prüfungen
Der Auftragnehmer stellt dem Auftraggeber auf dessen Anfrage in Textform innerhalb einer angemessenen Frist alle erforderlichen Informationen zum Nachweis der Einhaltung der Pflichten aus Art. 28 DSGVO und dieser Vereinbarung zur Verfügung. Der Auftragnehmer ermöglicht Überprüfungen, einschließlich Inspektionen, durch den Auftraggeber oder einen von ihm beauftragten Prüfer. Der Auftragnehmer darf dafür zunächst aktuelle Prüfberichte, Zertifikate, Beschreibungen der Sicherheitsmaßnahmen und schriftliche Antworten vorlegen. Wenn diese für einen berechtigten Prüfzweck nicht ausreichen, ist eine weitergehende Prüfung möglich.
Reguläre Inspektionen vor Ort finden höchstens einmal innerhalb von zwölf Monaten statt. Sie erfolgen zu üblichen Geschäftszeiten und werden mindestens 14 Kalendertage vorher angekündigt. Nach einem Datenschutzvorfall, bei konkreten Anzeichen für einen erheblichen Verstoß oder wenn eine Inspektion gesetzlich erforderlich ist, gilt eine angemessen kürzere Ankündigungsfrist. Dann entfällt auch die jährliche Begrenzung. Prüfungen beschränken sich auf die relevanten Systeme und Pflichten. Dabei sind Betriebsabläufe, Geschäftsgeheimnisse und Daten anderer Auftraggeber zu schützen.
Ein beauftragter Prüfer muss unabhängig und angemessen zur Vertraulichkeit verpflichtet sein. Er darf nicht in einem Wettbewerbsverhältnis zum Auftragnehmer stehen. Die gesetzlichen Prüfungsrechte der zuständigen Behörden bleiben bestehen.
Der Auftragnehmer kann für die Unterstützung bei der Durchführung einer Inspektion eine Vergütung verlangen. Die Vergütung wird in Einzelverträgen vereinbart. Eine gesetzlich erforderliche Prüfung hängt nicht von einer solchen Vereinbarung ab.
8. Rückgabe und Löschung
Nach Ende der Verarbeitungsleistungen gibt der Auftragnehmer alle Auftragsdaten nach Wahl des Auftraggebers zurück oder löscht sie. Die Rückgabe erfolgt über die im Hauptvertrag beschriebenen Exportfunktionen. Der Auftraggeber teilt dem Auftragnehmer seine Wahl spätestens 30 Kalendertage nach Leistungsende in Textform mit. Wenn er sich bis dahin nicht meldet, gilt bereits mit dieser Vereinbarung seine Weisung, die Auftragsdaten nach Ablauf der 30 Tage zu löschen. Eine weitergehende Datenmigration oder Unterstützung vereinbaren die Parteien gesondert.
Der Auftragnehmer gibt produktive Auftragsdaten innerhalb angemessener Frist nach der Weisung zurück oder löscht sie. Erteilt der Auftraggeber keine Weisung, beginnt die Frist nach Ablauf der in Ziffer 8.1 genannten 30 Tage. Vorhandene Kopien und Sicherungen löscht der Auftragnehmer nach den dokumentierten Löschzyklen (Anlage 2, Ziffer 6.4). Bis dahin dürfen sie nicht produktiv genutzt werden. Sie dürfen nur für eine Wiederherstellung oder zur Erfüllung zwingender Pflichten verwendet werden. Nach einer Wiederherstellung muss die Löschung erneut durchgeführt werden. Der Auftragnehmer veranlasst die entsprechenden Maßnahmen bei seinen Unterauftragsverarbeitern und bestätigt den Abschluss auf Anfrage.
Der Auftragnehmer darf Daten nur dann länger speichern, wenn EU-Recht oder das Recht eines EU-Mitgliedstaats dies verlangt. Der Auftragnehmer beschränkt diese Daten auf das erforderliche Maß, schützt sie und löscht sie, sobald die Pflicht zur Speicherung entfällt. Welche Export- und Löschfunktionen während der Vertragslaufzeit verfügbar sind, ergibt sich aus dem Hauptvertrag. Gesetzliche Rechte betroffener Personen und die Unterstützungspflichten nach Ziffer 4 bleiben bestehen.
9. Laufzeit, Haftung und Rangfolge
Diese Vereinbarung gilt, sobald beide Parteien sie unterschrieben oder elektronisch angenommen haben. Sie bleibt in Kraft, solange der Auftragnehmer Auftragsdaten für den Auftraggeber verarbeitet. Änderungen und Ergänzungen erfolgen in Textform, sofern zwingendes Recht keine andere Form verlangt. Die Anlagen 1 bis 3 sind wesentliche Teile dieser Vereinbarung.
Die Haftung gegenüber betroffenen Personen und zwingende Ansprüche nach Art. 82 DSGVO bleiben bestehen. Für Ansprüche zwischen den Parteien gelten die zulässigen Haftungsregelungen des Hauptvertrags, soweit diese Vereinbarung oder zwingendes Datenschutzrecht nichts anderes vorgeben.
Für diese Vereinbarung gelten das Recht und der Gerichtsstand, die im Hauptvertrag festgelegt sind. Zwingendes Datenschutzrecht und gesondert abgeschlossene Standardvertragsklauseln können etwas anderes vorgeben.
Anlage 1 – Beschreibung der Verarbeitung
Stand: 31.08.2026
1. Gegenstand der Verarbeitung
Die Aptiv-Plattform des Auftragnehmers ist eine KI-gestützte Kundenservice-Plattform für E-Commerce. Sie bündelt Anfragen von Endkunden aus E-Mail, WhatsApp, SMS, Telefon, Chat-Widget und dem Helpdesk des Auftraggebers in einer Zeitleiste je Endkunde. KI-Agenten beantworten Anfragen im Namen des Auftraggebers und greifen dafür auf Bestell- und Abonnementdaten aus dessen Systemen zu.
2. Art der Verarbeitung
- Erheben und Speichern – Empfang von Nachrichten über die angebundenen Kanäle und Ablage im Kundenverlauf.
- Zuordnen und Zusammenführen – Erkennung derselben Person über mehrere Kontaktpunkte (E-Mail, Telefonnummer, Kundenkennung im Shop).
- Klassifizieren – automatische Einordnung nach Anliegen, Stimmung und Priorität.
- Automatisiertes Beantworten – Entwürfe und Antworten durch KI-Agenten, vor dem Versand automatisiert geprüft.
- Abrufen und Ändern in Systemen des Auftraggebers – Lesen von Bestell- und Abodaten; Änderungen (z. B. Abo pausieren, Lieferadresse ändern) nach menschlicher Freigabe oder entsprechend der vom Auftraggeber festgelegten Konfiguration der KI-Agenten.
- Übergeben – Weiterleitung an Mitarbeitende des Auftraggebers.
- Auswerten – Statistiken, Qualitätsprüfung und Tests der KI-Agenten für den Auftraggeber.
- Löschen – nach Leistungsende gemäß Ziffer 8 der Vereinbarung oder auf Weisung.
3. Zweck der Verarbeitung
- Bearbeitung und Beantwortung von Kundenanfragen im Namen des Auftraggebers
- Kommunikation mit Endkunden im Rahmen der Vertragsabwicklung (Bestellung, Versand, Retoure, Abonnement)
- Ausführung von Anliegen der Endkunden in Systemen des Auftraggebers
- Qualitätssicherung und Verbesserung des Kundenservice des Auftraggebers
- Schutz vor Missbrauch und Manipulationsversuchen
Eine Verarbeitung zu eigenen Zwecken des Auftragnehmers, insbesondere zum Training von KI-Modellen, findet nicht statt (Ziffer 1.3 der Vereinbarung).
4. Art der personenbezogenen Daten
- Kontaktdaten – Name, E-Mail-Adresse, Telefon- und WhatsApp-Nummer, Kundenkennungen in Shop und Helpdesk
- Kommunikationsinhalte – Nachrichten, E-Mails, Chat-Verläufe, Anhänge, interne Notizen, bei Telefonie Aufzeichnungen und Transkripte
- Bestell- und Vertragsdaten aus angebundenen Systemen – Bestellungen, Artikel, Liefer- und Rechnungsadressen, Sendungsstatus, Abonnements, Rabattcodes; keine vollständigen Zahlungsmitteldaten
- Metadaten – Zeitstempel, Kanal, Zustellstatus, bearbeitende Person oder KI-Agent
- Nutzerdaten der Mitarbeitenden des Auftraggebers – Name, E-Mail-Adresse, Rolle, Anmelde- und Nutzungsdaten
- Technische Verbindungsdaten – z. B. IP-Adresse und Browserangaben beim Aufruf des Chat-Widgets
Besondere Kategorien (Art. 9 DSGVO): nicht vorgesehen. Endkunden können sie unaufgefordert in Nachrichten mitteilen, etwa Gesundheitsangaben bei einer Reklamation.
5. Kategorien betroffener Personen
- Kunden und Interessenten des Auftraggebers
- Abonnenten des Auftraggebers
- Mitarbeitende des Auftraggebers, die die Aptiv-Plattform nutzen
- Dritte, die in Nachrichten genannt werden (z. B. Empfänger einer Lieferung)
6. Ort der Verarbeitung
Die Daten werden gemäß Anlage 3 und Ziffer 6 der Vereinbarung verarbeitet.
Anlage 2 – Technische und organisatorische Maßnahmen
Stand: 31.08.2026
Die Aptiv-Plattform ist eine reine Cloud-Anwendung; der Auftragnehmer betreibt keine eigenen Server. Für den Betrieb werden bevorzugt Anbieter mit ISO/IEC 27001- bzw. SOC 2 Type II-Nachweis eingesetzt; die eingesetzten Anbieter sind in Anlage 3 aufgeführt. Die folgenden Maßnahmen nach Art. 32 DSGVO gelten für alle Daten, die im Auftrag verarbeitet werden. Sie werden regelmäßig überprüft und dem Stand der Technik angepasst.
„Mitarbeitende“ ohne weiteren Zusatz meint in dieser Anlage die Beschäftigten und freien Mitarbeitenden des Auftragnehmers (Ziffer 3.1 und 3.2 der Vereinbarung).
1. Vertraulichkeit (Art. 32 Abs. 1 lit. b DSGVO)
1.1 Zutrittskontrolle
- Keine eigenen Server- oder Rechenzentrumsräume – Anwendung und Daten laufen vollständig bei Cloud-Anbietern.
- Rechenzentren der Anbieter – Zutrittskontrollen, Videoüberwachung und Wachpersonal nach deren zertifizierten Sicherheitskonzepten.
- Prüfung vor Beauftragung – Zertifikate und Audit-Berichte werden vor der Auswahl eines Anbieters geprüft.
1.2 Zugangskontrolle
- Personalisierte Benutzerkonten – Zugänge in der Aptiv-Plattform und bei den Anbietern werden grundsätzlich personalisiert vergeben.
- Mehrfaktor-Authentifizierung – verpflichtend für Mitarbeitende, für Konten des Auftraggebers erzwingbar; auf Anbieter-Konten, soweit technisch sinnvoll.
- Passwort-Manager – Zugänge der Mitarbeitenden werden in einem Passwortmanager verwaltet.
- Geschlossene Registrierung – Selbstregistrierung ist standardmäßig deaktiviert; Konten werden vom Auftragnehmer eingerichtet, nicht frei angelegt.
- Serverseitige Sitzungen – Anmeldung und Sitzungsverwaltung laufen auf dem Server.
- Schutz vor Konten-Enumeration – Anmeldung und Passwort-Reset antworten einheitlich, unabhängig davon, ob ein Konto existiert.
- Programmatische Zugänge – API-Tokens werden nur nach Freigabe im Browser ausgestellt, als Hash gespeichert und laufen nach 30 Tagen ab.
- Zugriff nur über freigegebene Cloud-Dienste – keine externen Datenträger.
1.3 Zugriffskontrolle
- Rollenbasierte Rechte je Workspace – Inhaber und Mitglieder erhalten nur die Rechte, die ihre Rolle erfordert (Need-to-know-Prinzip).
- Zentrale Berechtigungsprüfung – Schnittstellenaufrufe durchlaufen eine zentrale Prüfung von Identität, Workspace-Zugehörigkeit und Rolle.
- Protokollierter Support-Zugriff – Mitarbeitende greifen nur für Support und Betrieb auf Workspaces zu; diese Zugriffe werden protokolliert, der Auftraggeber erhält auf Anfrage Auskunft darüber.
- Kein direkter Datenbankzugriff – Browser und Endgeräte greifen nicht direkt auf die Datenbank zu, sondern über die Anwendungsschicht.
- Minimale administrative Rechte – Administrationszugänge zu Hosting und Datenbank haben nur Personen, die sie für den Betrieb benötigen.
- Schlüssel außerhalb des Quellcodes – Schlüssel und Zugangsdaten werden in geschützten Umgebungsvariablen der Hosting-Plattform verwaltet, nicht im Quellcode.
1.4 Trennungskontrolle
- Logische Mandantentrennung – jeder Datensatz ist genau einem Workspace zugeordnet; Abfragen sind auf den Workspace der anfragenden Person beschränkt.
- Getrennte Umgebungen – Entwicklung, Staging und Produktion laufen mit jeweils eigener Datenbank und in unterschiedlichen Cloud-Instanzen.
- Keine Echtdaten in Testsystemen – automatisierte Tests laufen gegen isolierte Testdatenbanken.
- Simulierte Systeme für KI-Tests – Test- und Evaluationsläufe nutzen simulierte Shop- und Abo-Systeme und greifen nicht auf echte Systeme des Auftraggebers zu.
- Keine dedizierte Hardware-Trennung.
1.5 Pseudonymisierung und Verschlüsselung
- AES-256 für ruhende Daten – Datenbank, Backups und KI-Agentenläufe werden verschlüsselt gespeichert.
- Zusätzliche Verschlüsselung von Zugangsdaten – Zugangsdaten zu Systemen des Auftraggebers (Shop, Abo-System, Helpdesk) werden auf Anwendungsebene zusätzlich mit AES-256-GCM verschlüsselt.
- Maskierung vor Observability – Namen, E-Mail-Adressen, Telefonnummern und Adressen werden automatisiert maskiert, bevor Agentenläufe an den Observability-Dienst gehen (siehe Anlage 3).
- Pseudonymisierte Testszenarien – Szenarien, die aus echten Gesprächen des Auftraggebers abgeleitet werden, werden nur pseudonymisiert gespeichert und ausschließlich zur Qualitätssicherung für diesen Auftraggeber genutzt.
- Betriebsmeldungen ohne personenbezogene Daten – interne Meldungen sind darauf ausgelegt, nur technische Kennungen zu enthalten.
2. Integrität (Art. 32 Abs. 1 lit. b DSGVO)
2.1 Eingabekontrolle
- Ereignisprotokolle – eingehende und ausgehende Nachrichten werden als Ereignisse in Append-only-Tabellen festgehalten.
- Protokollierte Entscheidungen – Statusänderungen, Zuweisungen und Zusammenführungen von Anfragen und Endkunden werden mit Auslöser und Zeitpunkt gespeichert.
- Nachvollziehbare KI-Agentenläufe – je Lauf werden Anweisungen, Werkzeugaufrufe und Klassifikationen gespeichert und ausgewertet.
- Individuelle Benutzerkennungen – Aktionen werden einer Person oder einem KI-Agenten zugeordnet.
- Vier-Augen-Prinzip bei Systemänderungen – Code-Änderungen gehen nach Review in Produktion.
2.2 Weitergabekontrolle
- Verschlüsselte Übertragung – Verbindungen laufen über TLS/HTTPS, auch zwischen Anwendung, Datenbank und Anbietern.
- Signierte Webhooks – eingehende Nachrichten von E-Mail-, WhatsApp- und Helpdesk-Anbietern werden nur nach erfolgreicher Signaturprüfung angenommen.
- Abgesicherte ausgehende Verbindungen – Verbindungen zu vom Auftraggeber konfigurierten Diensten sind gegen Zugriffe auf interne Netze abgesichert.
- Nur freigegebene Schnittstellen – Daten werden über dokumentierte Schnittstellen übertragen.
- Keine physischen Datentransporte.
3. Verfügbarkeit und Belastbarkeit (Art. 32 Abs. 1 lit. b und c DSGVO)
3.1 Verfügbarkeitskontrolle
- Automatisch skalierende Infrastruktur – die Anwendung läuft auf einer serverlosen Hosting-Plattform; Hintergrundverarbeitung erfolgt gemäß Anlage 3.
- DDoS-Schutz und Web Application Firewall – durch die Hosting-Plattform auf Netzwerk- und Anwendungsebene.
- Monitoring mit automatischer Alarmierung – Fehler und Ausfälle werden erfasst und an das Betriebsteam gemeldet.
- Cloud-First – keine eigenen physischen Server.
3.2 Rasche Wiederherstellbarkeit
- Tägliche Backups – die Datenbank wird täglich gesichert, Aufbewahrung 7 Tage. Die Backups erstellt der Unterauftragsverarbeiter Supabase (siehe Anlage 3).
- Dauerhafte Ausführung von KI-Agentenläufen – Schritte werden gespeichert, damit ein unterbrochener Lauf fortgesetzt werden kann.
4. Verfahren zur regelmäßigen Überprüfung, Bewertung und Evaluierung (Art. 32 Abs. 1 lit. d DSGVO)
4.1 Datenschutz-Management
- Verantwortlichkeit – Datenschutz liegt bei der Geschäftsführung; ein Datenschutzbeauftragter ist nicht benannt.
- Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten nach Art. 30 Abs. 2 DSGVO.
- Vertraulichkeitsverpflichtung – Mitarbeitende (Beschäftigte und freie Mitarbeitende) sowie Dienstleister mit Zugriff auf Auftragsdaten werden vor dem Zugriff schriftlich oder in Textform auf Vertraulichkeit und Datenschutz verpflichtet.
- Betroffenenrechte – dokumentierter Prozess zur Unterstützung des Auftraggebers bei Auskunft, Berichtigung und Löschung.
4.2 Incident-Response-Management
- Erkennung – Fehler-Tracking und Monitoring melden Auffälligkeiten automatisch.
- Meldung – Datenschutzverletzungen werden dem Auftraggeber unverzüglich nach Kenntnis gemeldet (Ziffer 4.3 der Vereinbarung).
- Dokumentation – Vorfälle, Ursachen und Gegenmaßnahmen werden festgehalten.
4.3 Überprüfung der Maßnahmen
- Regelmäßige TOM-Überprüfung – mindestens jährlich, zusätzlich anlassbezogen bei Vorfällen oder wesentlichen Systemänderungen.
- Qualitätssicherung vor Deployments – automatisierte Tests, statische Code-Prüfung und Review.
- Kontinuierliche Risikoanpassung – insbesondere an neue Risiken im KI-Bereich.
5. Auftragskontrolle
5.1 Unterauftragsverarbeiter
- Vertragliche Grundlage – mit jedem Unterauftragsverarbeiter besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO.
- Auswahl und Bewertung – nach TOMs, Zertifizierungen und Audit-Berichten; Neubewertung bei wesentlichen Änderungen.
- Transparenz – neue Unterauftragsverarbeiter werden dem Auftraggeber gemäß Ziffer 5.2 der Vereinbarung mitgeteilt.
5.2 Weisungsgebundenheit
- Verarbeitung nur auf Weisung – Daten des Auftraggebers werden ausschließlich zur Erbringung der vereinbarten Leistung verarbeitet.
- Kein Training – Der Auftragnehmer nutzt Daten des Auftraggebers nicht zum Training von KI-Modellen. Modellanbieter werden angehalten, Daten des Auftraggebers nicht zum Training zu verwenden.
6. Datenschutz durch Technikgestaltung und datenschutzfreundliche Voreinstellungen (Art. 25 DSGVO)
6.1 Datenminimierung
- Nur der nötige Ausschnitt – Dienste erhalten nur die Daten, die ihre Aufgabe erfordert.
- Kerndaten bevorzugt in der EU – Ausnahmen nennt Anlage 3.
6.2 Datenschutzfreundliche Voreinstellungen
- Freigabe schreibender Aktionen – Änderungen der KI in Systemen des Auftraggebers (z. B. Abo-Kündigung) erfolgen standardmäßig erst nach menschlicher Freigabe.
- Konfigurierbare Autonomie – der Auftraggeber legt je KI-Agent fest, was dieser selbstständig darf. Dadurch können schreibende Aktionen auch direkt, also ohne Freigabe, vom KI-Agenten ausgeführt werden. Die Konfiguration gilt als dokumentierte Weisung des Auftraggebers.
- Übergabe jederzeit möglich – Mitarbeitende des Auftraggebers können jedes Gespräch übernehmen.
6.3 KI-Verarbeitung
- Zentraler Modellzugang – Sprachmodelle werden gemäß Anlage 3 über das Vercel AI Gateway angesprochen, in der vom Auftraggeber gewählten Hosting-Variante (Ziffer 6.2 der Vereinbarung).
- Zero Data Retention – Modellanbieter werden angehalten, weder Eingaben noch Ausgaben zu speichern.
- Freigegebene Modellanbieter – auf Daten des Auftraggebers laufen nur die in Anlage 3 genannten Anbieter; andere Modelle sind auf Test- und Simulationsumgebungen beschränkt.
- Schutz vor Manipulation – Gespräche werden automatisiert auf Anzeichen von Manipulationsversuchen (Prompt Injection) geprüft; auffällige Gespräche werden an Menschen übergeben.
- Prüfung vor dem Versand – KI-Antworten werden vor dem Versand automatisiert geprüft; beanstandete Antworten werden zurückgehalten.
- Wissensdatenbank – Inhalte und Vektorindex liegen in der Datenbank gemäß Anlage 3, nicht bei einem externen Vektordienst.
6.4 Aufbewahrung und Löschung
| Daten | Frist |
|---|---|
| Workspace-Daten (Konversationen, Endkunden, Einstellungen) | Vertragslaufzeit; danach Rückgabe oder Löschung nach Ziffer 8 der Vereinbarung (ohne Weisung: Löschung nach Ablauf von 30 Tagen nach Leistungsende) |
| Datenbank-Backups | 7 Tage |
| Maskierte Traces (Observability) | 30 Tage |
| Laufzeitprotokolle der Hosting-Plattform | 1 Tag |
Löschung auf Weisung – Daten einzelner Endkunden werden auf Weisung des Auftraggebers gelöscht, etwa zur Erfüllung von Art. 17 DSGVO.
Anlage 3 – Genehmigte Unterauftragsverarbeiter
Stand: 31.08.2026
Der Auftraggeber genehmigt den Einsatz der folgenden Unterauftragsverarbeiter (Ziffer 5.1 der Vereinbarung). Der Auftragnehmer teilt Änderungen mindestens 10 Kalendertage vorab in Textform mit; der Auftraggeber kann nach Ziffer 5.2 und 5.3 der Vereinbarung widersprechen.
1. Infrastruktur und Betrieb
| Unternehmen | Tätigkeit | Ort | Safeguards |
|---|---|---|---|
| Vercel Inc. (440 N Barranca Ave #4133, Covina, CA 91723, USA) | Hosting der Anwendung und Schnittstellen | EU (Paris, Region cdg1); Verwaltung USA | DPA; Data Privacy Framework-zertifiziert; Standardvertragsklauseln |
| Supabase Pte. Ltd. (65 Chulia Street #38-02/03, OCBC Centre, Singapur 049513) | Datenbank, Authentifizierung, Vektorindex, Backups | EU (Paris, AWS eu-west-3) | DPA + Standardvertragsklauseln |
| Hetzner Online GmbH (Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen) | Hintergrundverarbeitung (Worker, Queues, Analytics) | Deutschland (Nürnberg, Falkenstein) | DPA |
| Plus Five Five, Inc. / Resend (2261 Market Street #5039, San Francisco, CA 94114, USA) | E-Mail-Versand und -Empfang | USA (Versand über EU-Region) | DPA; Data Privacy Framework-zertifiziert; Standardvertragsklauseln |
2. Kommunikationskanäle
| Unternehmen | Tätigkeit | Ort | Safeguards |
|---|---|---|---|
| Meta Platforms Ireland Ltd. (Merrion Road, Dublin 4, D04 X2K5, Irland) | WhatsApp Business Cloud API: Versand und Empfang von WhatsApp-Nachrichten | EU / weltweit | Processor Terms; Data Privacy Framework (Meta Platforms, Inc.); Standardvertragsklauseln |
| Twilio Ireland Limited (70 Sir John Rogerson's Quay, Dublin 2, D02 R296, Irland) | SMS, WhatsApp Business, Voice | EU (Irland) / USA | DPA; Data Privacy Framework (Twilio Inc.); Standardvertragsklauseln |
| Bird B.V. (Keizersgracht 268, 1016 EV Amsterdam, Niederlande) | SMS, WhatsApp Business, Voice | EU | DPA |
| Google Cloud EMEA Limited (70 Sir John Rogerson's Quay, Dublin 2, Irland) | Gmail-Anbindung per OAuth, Bot-Schutz (reCAPTCHA) | EU / USA | DPA; Data Privacy Framework (Google LLC); Standardvertragsklauseln |
3. KI und Datenverarbeitung
| Unternehmen | Tätigkeit | Ort | Safeguards |
|---|---|---|---|
| Vercel Inc. (440 N Barranca Ave #4133, Covina, CA 91723, USA) | KI-Agentenläufe, Zugang zu Sprachmodellen (AI Gateway); Zero Data Retention – Modellanbieter werden angehalten, weder Eingaben noch Ausgaben zu speichern | EU oder USA, je nach gewählter Variante (Abschnitt 3a) | DPA; Data Privacy Framework-zertifiziert; Standardvertragsklauseln |
| OpenAI Ireland Ltd. (1st Floor, The Liffey Trust Centre, 117-126 Sheriff Street Upper, Dublin 1, D01 YC43, Irland) | Fehleranalyse im Rahmen von Betrieb und Support; der Anbieter wird angehalten, weder Eingaben noch Ausgaben zu speichern oder zum Training zu verwenden | USA | DPA + Standardvertragsklauseln |
| Anthropic Ireland, Limited (6th Floor, South Bank House, Barrow Street, Dublin 4, D04 TR29, Irland) | Fehleranalyse im Rahmen von Betrieb und Support; der Anbieter wird angehalten, weder Eingaben noch Ausgaben zu speichern oder zum Training zu verwenden | USA | DPA + Standardvertragsklauseln |
Modellanbieter über das Vercel AI Gateway. Diese Anbieter sind Unterauftragsverarbeiter von Vercel. Auf Daten des Auftraggebers laufen nur sie; sie werden jeweils angehalten, weder Eingaben noch Ausgaben zu speichern oder zum Training zu verwenden:
- Google (Gemini über Vertex AI)
- Anthropic (Claude)
- OpenAI (Sprach- und Embedding-Modelle; Embeddings über Microsoft Azure)
Weitere Modellanbieter setzt der Auftragnehmer für Daten des Auftraggebers erst nach dem Verfahren gemäß Ziffer 5.2 der Vereinbarung ein.
3a. Varianten des Modellhostings (Ziffer 6 der Vereinbarung)
- EU-Variante: Die Sprachmodelle werden über das Vercel AI Gateway in Rechenzentren in der EU angesprochen.
- US-Variante: Die Sprachmodelle werden über das Vercel AI Gateway auch in Rechenzentren in den USA angesprochen.
Welche Variante gilt, richtet sich nach der dokumentierten Auswahl des Auftraggebers (Ziffer 6.2 der Vereinbarung). Ein automatischer Wechsel zwischen den Varianten oder ein Ausweichpfad ist nicht vorgesehen.
4. Beobachtung und Monitoring
| Unternehmen | Tätigkeit | Ort | Safeguards |
|---|---|---|---|
| Langfuse GmbH (Oranienburger Straße 91, 10178 Berlin) | KI-Observability: Tracing und Auswertung von Agentenläufen; personenbezogene Daten werden vor der Übermittlung automatisiert maskiert | EU (Irland) | DPA + Standardvertragsklauseln |
| Functional Software, Inc. / Sentry (45 Fremont Street, 8th Floor, San Francisco, CA 94105, USA) | Fehler-Tracking und Performance-Monitoring | EU (Frankfurt); Kontodaten USA | DPA; Data Privacy Framework-zertifiziert; Standardvertragsklauseln |
| PostHog Inc. (2261 Market Street #4008, San Francisco, CA 94114, USA) | Product Analytics der Anwendung (Nutzung durch Mitarbeitende des Auftraggebers) | EU (Frankfurt) | DPA; Data Privacy Framework-zertifiziert; Standardvertragsklauseln |
| Slack Technologies Limited (Salesforce Tower, 60 R801, North Dock, Dublin 1, Irland) | Interne Betriebsmeldungen und Alarmierung (nicht für personenbezogene Daten von Endkunden vorgesehen) | USA | DPA; Data Privacy Framework (Salesforce) |
Nicht aufgeführt sind Dienste ohne Zugriff auf Daten des Auftraggebers (z. B. DNS über Cloudflare, Quellcode-Verwaltung) sowie Systeme, die der Auftraggeber selbst beauftragt und an die Aptiv-Plattform anbindet (z. B. Shop-System, Abo-System, Helpdesk des Auftraggebers).